Номенклатура справ закладу освіти: правила складання та зразки

Ознайомлення із нормативно-правовими актами і стандартами, що забезпечують належну організацію закладу освіти зі складання індивідуальної номенклатури справ.

Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Нормативно-правове забезпечення складання номенклатури справ:

наказ Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій»:
наказ Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»;
наказ Міністерства освіти і науки України від 25 червня 2018 року № 676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти»;
Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатури справ Українського державного науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України

Частина 1 розділу IV наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5

Номенклатура справ призначена для встановлення у закладі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Типова номенклатура встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою і має рекомендаційний характер.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Номенклатура справ закладу (зведена номенклатура) складається службою діловодства закладу. Методична допомога у складанні номенклатури справ надається посадовою особою, відповідальною за архів.

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності закладу, а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від закладів-попередників для їх продовження, у тому числі номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (рад, комісій, методичних об’єднань, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

Правила оформлення номенклатури справ

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу розділу номенклатури або індексу структурного підрозділу закладу (за наявності) та порядкового номера справи в межах розділу номенклатури (структурного підрозділу). Наприклад: 05-10, де 05 – індекс розділу номенклатури або структурного підрозділу, 10 – порядковий номер, або 04.1-08.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін «справа», наприклад:

«Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах» або

«Документи до протоколів засідань педагогічної ради закладу».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад:

«Накази з основної діяльності закладу»

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання.

У графі 5 «Примітка» робляться позначки:

про перехідні справи;
про справи, що ведуться в електронній формі;
про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Номенклатура справ закладу підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.

Наприкінці року номенклатура справ закладу обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує відповідальна за діловодство закладу особа.

Перегляньте вебінар Інни Маніленко повністю. Спікерка розповіла про нормативно-правовими акти і стандарти, щоо забезпечують належну організацію закладу освіти. Пані Інна має серію вебінарів, присвячених діловодству і документуванню управлінської діяльності закладу освіти.